Прогноз показывает, какой материал может понадобиться мастерской. Заказ сообщает, какую конкретную покупку согласовали сейчас. Храните эти сведения раздельно, даже если отправляете одним письмом: общий итог прогнозной таблицы не должен выглядеть как количество к закупке.
Разделение полезно при регулярных изделиях, сезонной загрузке или переговорах с несколькими клиентами. Поставщику можно сообщить ожидаемую потребность, чтобы обсудить варианты работы. Но пока состав проектов не подтверждён, сведения остаются сценарием, а не обязательством приобрести весь объём.
Три слоя потребности
Первый слой — утверждённые проекты с действующими спецификациями. Для них известны материал и рассчитанный объём покупки. Второй — проекты на согласовании: есть предполагаемый состав, но сохраняются открытые решения. Третий — общий прогноз продаж без конкретной деталировки. Не складывайте эти слои под заголовком «заказать».
Для каждого проекта укажите источник числа. Это может быть согласованный расчёт раскроя, предварительная деталировка или внутреннее ожидание. Точность записи должна соответствовать основанию: оценку по прошлому изделию нельзя выдавать за расчёт нового.
Учебный пример относится к одному материалу. Числа условные и не задают норм расхода.
| Основание | Потребность, листов | Что делать сейчас |
|---|---|---|
| Утверждённый проект А | 4 | Включить в запрос актуальных условий закупки |
| Проект Б на согласовании | 3 | Обсудить как возможное дополнение |
| Прогноз новых обращений | 2 | Оставить в сценарии планирования |
Подтверждённая потребность — 4 листа. Сценарий при реализации всех ожиданий — 4 + 3 + 2 = 9 листов. Из этого не следует, что надо немедленно заказать девять. Если руководство мастерской решает закупить запас заранее, такое решение нужно выделить отдельно и назвать его объём.
Как написать поставщику
Прилагаем подтверждённую потребность по проекту А и отдельный прогноз возможного дополнения. Сейчас просим предложение только на утверждённую часть. Прогноз направляем для обсуждения будущих поставок; резервировать или закупать материал по нему без отдельного согласования не требуется. Условия для дополнительного объёма уточним после решения по проектам.
Не используйте одно слово «предварительно» в заголовке длинного письма: оно легко теряется при пересылке таблицы. Статус должен находиться рядом с каждой группой. Сохраните его и в названии вложения, чтобы файл оставался понятным вне переписки.
Когда прогноз становится заказом
При подтверждении проекта перенесите его потребность в рабочую закупку по конкретной редакции. Одновременно уберите тот же объём из прогнозной части, иначе он будет учтён дважды. Проверьте материал, количество, желаемое получение и актуальный ответ поставщика.
Группы материала можно подготовить через ведомость, а запрос направить через заявку. Страница материалов помогает определить предмет обсуждения, но не подтверждает запас под ваш прогноз.
Ожидаемый месяц покупки и подтверждённая дата получения также различаются. До ответа поставщика планируйте их как внутреннюю потребность и отдельно фиксируйте, когда условия действительно согласованы.