Свободный материал — это проверенный запас, который ещё не выделен действующему проекту и не выдан в работу. Для каждого резерва укажите проект, количество или конкретные ID и основание выделения. Тогда наличие листа на стеллаже не будет ошибочно означать возможность использовать его для нового заказа.
Принадлежность и резерв — разные признаки. Даже собственный материал может быть уже предназначен конкретному проекту. Материал клиента нельзя объявить свободным только потому, что работы по его заказу пока не начались. Сначала действуют договорённости о принадлежности, затем распределение доступного запаса.
Баланс на условном примере
Допустим, мастерская приняла десять одинаковых собственных листов. Четыре выделены проекту А, два — проекту Б. Остальные четыре доступны для нового решения. Это пример учёта количества, а не подтверждение пригодности любого листа для любой карты раскроя.
| Состояние | До выдачи | После выдачи трёх листов проекту А |
|---|---|---|
| Свободно на хранении | 4 | 4 |
| Резерв А на хранении | 4 | 1 |
| Резерв Б на хранении | 2 | 2 |
| Выдано в работу | 0 | 3 |
| Всего в рассматриваемом учёте | 10 | 10 |
После выдачи на хранении осталось семь листов: 4 + 1 + 2. Из них свободны только четыре. Если ещё раз вычесть выданные три из свободных четырёх, получится двойное уменьшение. Движение должно менять конкретный исходный статус, в этом случае резерв А.
Когда освобождать резерв
Отмена проекта или уменьшение состава сначала подтверждается ответственным, затем отражается в записи. Допустим, проекту Б теперь нужен один лист вместо двух. Один лист снимают с резерва с указанием причины и версии задания. Свободное количество становится пять, резерв Б — один. Общий баланс не меняется.
Не освобождайте резерв по одному лишь отсутствию активности. Поставьте вопрос владельцу проекта и сохраните полученное решение. У записи полезно иметь дату следующей проверки актуальности, однако она не является обещанием срока производства или автоматическим разрешением расходовать материал.
Если выделены конкретные остатки, резервируйте их по ID. Два фрагмента одинаковой суммарной площади не обязательно заменяют один нужного формата. Геометрию, состояние и направление рисунка проверяют отдельно от баланса количества. Для описания таких экземпляров подходит ведомость материала.
Минимальная рабочая запись
Записывайте: «ID или группа материала; свободно; проект резерва; количество; кто подтвердил; основание; фактическая выдача». Достаточно одной таблицы, если изменения вносит определённый сотрудник и коллеги видят актуальное состояние. Параллельные личные списки резерва быстро создают двойное назначение.
Перед новым заказом сверяйте свободное количество с физическим наличием. Перед выдачей проверяйте конкретный резерв и проект. Если выяснилось, что доступного материала недостаточно, подготовьте запрос через раздел материалов по подтверждённому дефициту. Сам внутренний расчёт запаса не означает наличия нужного декора у поставщика.