Для внутренней сверки нужны три независимые величины: актуальная согласованная сумма заказа, платежи, отнесённые к этому заказу, и остаток. Запланированный платёж не уменьшает остаток до подтверждения его выполнения и связи с заказом. Счёт также не является записью о состоявшемся платеже.
Здесь речь только об организации учёта мастерской. Формы документов, сроки оплаты и условия расчётов берите из согласованных условий заказа. Пример не определяет обязательный размер аванса и не содержит юридических или налоговых выводов.
Реестр вместо суммы из переписки
Создайте по одному заказу таблицу с ID платежа, датой, суммой, статусом и подтверждающим документом. Отдельное поле указывает, к какому заказу отнесена сумма. Если одним платежом закрываются несколько заказов, сначала согласуйте распределение; весь платёж нельзя одновременно вычесть из каждого остатка.
Для учебного заказа согласованная сумма составляет 30 000 ₽. Все денежные значения далее условные, а не условия нашего производства.
| Запись | Сумма | Статус для сверки |
|---|---|---|
| Платёж P1 | 12 000 ₽ | Выполнен, связь с заказом подтверждена |
| Платёж P2 | 8000 ₽ | Выполнен, связь с заказом подтверждена |
| Планируемый P3 | 5000 ₽ | Только запланирован |
В подтверждённые платежи входят 12 000 + 8000 = 20 000 ₽. Остаток равен 30 000 − 20 000 = 10 000 ₽. Если вычесть ещё и P3, получится 5000 ₽, но это будет остаток предполагаемого будущего состояния, а не текущая сверка.
После подтверждения P3 накопленная оплата составит 25 000 ₽, текущий остаток — 5000 ₽. Исходная запись P3 меняет статус; новую строку на ту же сумму добавлять не нужно, иначе один платёж будет учтён дважды.
Если сумма заказа изменилась
Допустим, затем согласована редакция заказа на 32 000 ₽. При прежних подтверждённых 25 000 ₽ новый остаток составит 7000 ₽. В реестре меняется основание суммы заказа, а история платежей сохраняется. Не создавайте «дополнительный долг» 2000 ₽ поверх уже пересчитанных 7000 ₽: увеличение включено в новый итог.
Если новая сумма ещё обсуждается, ведите два поля: текущая согласованная редакция и ожидаемая правка. До ответа не подменяйте одну другой. Отрицательный расчётный остаток тоже требует сверки оснований; он сам по себе не устанавливает порядок возврата или зачёта.
Контроль перед следующим платёжным действием
Сверьте номер заказа, актуальную редакцию суммы, уникальность ID платежей и подтверждение их отнесения. Если есть разница с данными исполнителя, отправьте короткий реестр: «Сумма по R3 — такая-то; P1, P2, P3 — подтверждены; наш остаток — такой-то. Просим сверить привязку платежей и актуальную сумму».
Не используйте сравнение смет как платёжный журнал: его задача — сопоставление расходов, а не история перечислений. Итог вашей проверки — воспроизводимый остаток с документами-основаниями, по которому другой сотрудник сможет повторить расчёт без просмотра всей переписки.