Прямая доставка листов от продавца в цех требует согласованной связи между тремя участниками. Заказчик определяет материал и задание, продавец передаёт закупленную партию, цех подтверждает возможность принять её для обработки. Не отправляйте транспорт только потому, что продавцу известен адрес производства.
До отгрузки получите от цеха подтверждение по конкретному материалу, количеству и условиям приёма. Затем передайте продавцу согласованные данные. Если стороны по-разному называют заказ, придумайте одно общее обозначение и включите его в сопроводительную переписку и документы передачи.
Кто что должен знать
| Участник | Какие сведения ему нужны | Какое событие он подтверждает |
|---|---|---|
| Продавец | Спецификация покупки, получатель, адрес и согласованное обозначение партии | Передача конкретного материала в доставку |
| Заказчик | Связь покупки с проектом и заданием на обработку | Согласованный состав и изменения |
| Цех | Материал, количество, состояние, условия разгрузки и номер задания | Фактическое получение и результат проверки |
Состав документов и полномочия участников уточняйте по своей сделке. Таблица — организационный ориентир, а не замена договорным условиям. Если цех получает груз от имени заказчика, заранее выясните, какие подтверждения и документы нужны именно для этого порядка передачи.
Одна карточка маршрута
Создайте короткую запись с названием проекта, номером покупки, номером задания на обработку и общим кодом партии. Добавьте точное обозначение материала, количество листов, контакт отправителя и контакт принимающего. В отдельном поле укажите, кто принимает решение при расхождении.
Например, при доставке другого декора сотрудник цеха не должен выбирать замену по сходству названия. Его задача — зафиксировать фактическую маркировку и связаться с назначенным человеком. Заказчик после уточнения сообщает согласованное решение всем затронутым участникам, а не только водителю.
В карточке разделите события «отгружено», «доставлено», «проверено» и «разрешено использовать». Сообщение перевозчика о прибытии не подтверждает соответствие листов заданию. Разрешение на обработку должно опираться на согласованный материал и актуальную редакцию проекта.
Письмо для запуска согласования
Планируем прямую поставку материала от продавца в ваш цех для проекта П. Прилагаем спецификацию покупки и ссылку на задание. Просим подтвердить возможность приёма, адрес, порядок разгрузки и контакт получателя. Просим связать поступление с кодом партии П-М и сообщить о расхождениях до использования материала.
Условный код замените собственным. Продавцу отправьте уже подтверждённые сведения, а не неподтверждённый проект маршрута. Общие вопросы по материалам и распилу ЛДСП можно передать через заявку.
После поступления сопоставьте количество и обозначения в трёх местах: заказ на покупку, сообщение об отгрузке и подтверждение цеха. Открытое расхождение оставьте отдельной записью. Порядок возврата остатков также согласуйте заранее: прямой маршрут входящего материала сам по себе не определяет, кому, куда и вместе с чем выдавать остатки после обработки.