После расчёта поменялся размер шкафа, добавились полки или заказчик выбрал другой декор. Сообщение «смотрите новый файл» не объясняет масштаб изменения. Подготовьте один комплект: новую деталировку, перечень правок и вопросы, влияющие на расчёт. Так получателю проще проверить, что именно нужно пересмотреть.
Назовите исходную версию
В начале сообщения укажите проект, предыдущую согласованную редакцию и номер новой. Если старых расчётов несколько, добавьте их обозначения. Дата отправки сама по себе не показывает, какой документ действующий: в один день могут быть отправлены три разных варианта.
Не называйте каждый следующий файл «финал». Практичнее Ш01_v03 и короткое описание изменения. Существующие идентификаторы позиций сохраняйте, иначе сравнение покажет массовое удаление и добавление вместо нескольких исправлений.
Учебный пример трёх правок
В версии 02 позиция П01 — полка 600 × 400 мм, 2 штуки. В версии 03 количество увеличено до 3. П02 размером 800 × 500 мм удалена. Добавлена П03: панель 700 × 400 мм, 1 штука.
Старая площадь этих позиций: 0,24 × 2 + 0,4 = 0,88 м². Новая: 0,24 × 3 + 0,28 = 1,00 м². Разница всего 0,12 м², но за ней скрываются три разных действия. Поэтому одного итогового числа недостаточно: нужно показать увеличение количества, удаление и добавление отдельно.
В сравнении деталировок загрузите обе версии и проверьте отчёт. Если инструмент показывает неожиданную замену материала или размера, откройте соответствующую строку в исходном документе. Не отправляйте отчёт, который ещё не просмотрели.
Состав сопроводительной записи
- «Проект Ш01, версия 03 вместо версии 02».
- «П01: количество 2 → 3».
- «П02: исключена из партии».
- «П03: новая позиция, схема приложена».
- «Просим пересчитать стоимость и уточнить срок».
- «Статус запуска и возможность изменений требуют подтверждения».
Последний пункт нужен потому, что стадия заказа могла измениться. Если материал уже подготовлен или операции начаты, порядок корректировки обсуждают с ответственным. Новый файл не отменяет автоматически ранее согласованные действия.
Уберите противоречия между приложениями
Если менялся размер, обновите чертёж. Если добавилась позиция, проверьте комплект и маркировку. Если удалена деталь, уберите её из актуального упаковочного листа, но сохраните запись об удалении. Сверьте названия файлов в паспорте проекта.
На выходе получатель должен понимать, какая версия используется для нового расчёта партии, что изменилось и какие решения ещё открыты. Сохраните подтверждение именно новой редакции. Для частого случая, когда количество меняется пропорционально тиражу, есть пример пересчёта комплектов; запасные и разовые позиции в нём проверяются отдельно.