Счёт стоит сравнивать с конкретной согласованной сметой, а не с последней суммой из переписки. За время обсуждения могли измениться материал, количество деталей или способ получения. Перед сверкой зафиксируйте пару документов: название заказа, редакцию задания, номер расчёта и полученный счёт. Если один из документов относится к другой редакции, сначала выясните причину.
Это внутренняя проверка состава заказа и арифметики. Она не устанавливает юридический статус документов и не заменяет согласование условий с исполнителем.
Проверка сверху вниз не ловит взаимные изменения
Представим учебный случай. Все денежные значения условные и не являются тарифами. В смете R4 и счёте итог одинаков — 32 000 ₽, но две строки отличаются.
| Строка | Смета R4 | Счёт | Разница |
|---|---|---|---|
| Материал | 18 000 ₽ | 18 000 ₽ | 0 ₽ |
| Обработка | 12 000 ₽ | 12 400 ₽ | +400 ₽ |
| Упаковка | 500 ₽ | 500 ₽ | 0 ₽ |
| Получение | 1500 ₽ | 1100 ₽ | −400 ₽ |
| Итого | 32 000 ₽ | 32 000 ₽ | 0 ₽ |
Суммы сошлись, но согласование ещё не проверено. Рост обработки мог быть вызван новой операцией, а уменьшение получения — сменой адреса или состава услуги. Без пояснения нельзя считать, что счёт полностью повторяет смету. Равенство итога скрывает два самостоятельных изменения.
Соберите реестр расхождений
Сопоставляйте строки по содержанию, а не только по порядковому номеру. Если одна строка сметы разложена в счёте на материал и работу, объедините их для проверки, сохранив исходные названия. Затем последовательно проверьте:
- Материал и редакцию задания, к которым относится расчёт.
- Единицу каждой позиции: лист, метр, отверстие, комплект или разовая работа.
- Количество и цену этой единицы, после них — сумму строки.
- Включённые операции, упаковку и способ получения.
- Указанные в документах условия применения скидок, минимума и итоговой суммы.
Для каждого несовпадения добавьте столбцы «основание» и «решение». Основанием может быть согласованная правка с датой сообщения или новая версия расчёта. Пустое основание означает открытый вопрос. Не присваивайте такому расхождению статус «ошибка исполнителя» до объяснения.
Предметное сообщение вместо нового общего запроса
В учебном случае отправьте: «Сверяем счёт со сметой R4. Обработка увеличилась на 400 ₽, получение уменьшилось на 400 ₽, итог прежний. Просим указать изменения состава и подтвердить актуальную редакцию. После ответа сохраним итоговую таблицу согласования».
Если ответ меняет стоимость, запросите обновлённый документ целиком. Не храните рабочий итог как старый PDF плюс устную поправку. Отметьте, какой вариант принят, а какой сохранён только для истории, чтобы второй сотрудник не повторил сверку по устаревшей смете.
Сравнение смет помогает сопоставить денежные составляющие, но соответствие счёта версии задания проверяет сама мастерская. Результат работы — не просто совпавший итог, а список всех расхождений с закрытыми основаниями. Для обсуждения нового состава заказа приложите эту таблицу к заявке.